Buchführung

Ja. Wir automatisieren die Buchführung so weit wie möglich: Der KI-Agent Tess (Countful GmbH, München) erfasst und sortiert Belege vor, die DATEV-Automatisierungsservices Rechnungen und Bank erzeugen Buchungsvorschläge in der DATEV-Cloud. Geprüft und verantwortet wird jede Buchung von uns.

Der Ablauf: Ihre Belege kommen digital an — per App, Postfach, Schnittstelle oder als E-Rechnung. Tess liest sie, ordnet Zahlungen den Rechnungen zu, erkennt fehlende Belege und übergibt das Ergebnis vorkontiert an DATEV. Für Rechnungen und Bankumsätze erzeugen die DATEV-Automatisierungsservices zusätzlich Buchungsvorschläge, die aus Ihrer eigenen Buchungshistorie im DATEV-Rechenzentrum gelernt sind. Wir prüfen Umsatzsteuer, Vorsteuerabzug, Abgrenzungen und alle Auffälligkeiten selbst. Der Nutzen für Sie: die Auswertung liegt früher vor, und die Zeit, die nicht in die Erfassung geht, steht für Beratung zur Verfügung. Mehr unter gotess.de ↗.

Ja. Die eingesetzten Systeme verarbeiten Daten auf Servern in der Europäischen Union; Ihre Buchungsdaten werden nicht zum Training allgemeiner KI-Modelle verwendet. Die Verschwiegenheitspflicht nach § 57 StBerG gilt unverändert.

Die DATEV-Automatisierungsservices arbeiten im DATEV-Rechenzentrum in Deutschland; die dort lernende KI nutzt ausschließlich Ihre eigenen historischen Buchungsdaten. Tess läuft auf europäischer Infrastruktur. Mit beiden Anbietern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung. Einzelheiten stehen in unseren Datenschutzhinweisen im Abschnitt „Einsatz künstlicher Intelligenz“.

Möglich ist das, sinnvoll nicht. Digitale Belege bedeuten für Sie schnellere Auswertungen und für uns weniger Aufwand — was sich in der Pauschale niederschlägt.

Papier muss bei uns eingescannt werden, bevor überhaupt etwas automatisiert werden kann; dieser Schritt kostet Zeit, die niemand bezahlen möchte. Wir richten die digitale Strecke deshalb gemeinsam mit Ihnen ein und zeigen Ihrem Team, wie das Erfassen in einer Minute am Tag erledigt ist. Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten erfüllen Sie mit dem digitalen Beleg genauso — vorausgesetzt, der Beleglauf ist in einer Verfahrensdokumentation beschrieben.

Sind Ihre Belege bis zum fünften Werktag vollständig bei uns, erhalten Sie die Auswertung zusammen mit der Umsatzsteuer-Voranmeldung — also spätestens zum 10. des Folgemonats, bei Dauerfristverlängerung einen Monat später.

Weil die Vorerfassung automatisiert läuft, hängt das Tempo praktisch nur noch an einem Punkt: der Vollständigkeit Ihrer Belege. Fehlt eine Eingangsrechnung, meldet das System das, bevor wir buchen — Sie erfahren also früh, was noch fehlt, statt hinterher eine Rückfrage zu bekommen.

Die betriebswirtschaftliche Auswertung zeigt Umsatz, Materialeinsatz, Personalkosten und Ergebnis für den Monat und kumuliert für das Jahr — die Kurzfassung Ihrer Ertragslage auf einer Seite.

Auf Wunsch stellen wir Vorjahreswerte und Planzahlen daneben; dann sehen Sie Abweichungen, nicht nur Zahlen. Banken verlangen die BWA regelmäßig zur Kreditüberwachung, und für Ihre eigenen Entscheidungen ist sie die beste Grundlage, die es monatlich gibt. Wichtig ist die Einordnung: Die BWA ist keine Bilanz — Abschreibungen, Rückstellungen und Bestandsveränderungen sind darin nur überschlägig enthalten.

Ja. Wir fordern die Daten beim Vorberater an, übernehmen die Salden zum Übernahmestichtag und prüfen dabei Kontenzuordnung und Umsatzsteuerbehandlung.

Größere Abweichungen melden wir Ihnen, bevor wir weiterbuchen. Technisch ist die Übernahme unkritisch, solange der Vorberater ebenfalls mit DATEV arbeitet; bei anderen Programmen übernehmen wir die Salden und beginnen mit einem sauberen Kontenrahmen. Der Aufwand für die Übernahme steht im Angebot, damit er Sie nicht später überrascht.

Ja, das kommt häufiger vor, als man denkt. Wir arbeiten die Jahre in der steuerlich dringendsten Reihenfolge auf — meist zuerst die offenen Umsatzsteuer-Voranmeldungen — und stimmen Fristverlängerungen mit dem Finanzamt ab.

Wichtig ist, dass Sie es beim Erstgespräch offen sagen. Dann können wir einschätzen, ob Schätzungsbescheide oder Verspätungszuschläge im Raum stehen und in welcher Reihenfolge sich der Schaden begrenzen lässt. Gerade in solchen Fällen hilft die automatisierte Vorerfassung: Große Belegmengen aus mehreren Jahren lassen sich damit erheblich schneller aufarbeiten als von Hand.

Wir vereinbaren eine monatliche Pauschale, die sich an Belegzahl, Bankkonten und Komplexität orientiert. Den Betrag erhalten Sie vor Beginn schriftlich; gesetzliche Grundlage bleibt die Steuerberatervergütungsverordnung.

Die Pauschale ist der Grund, warum wir automatisieren: Wenn die Erfassung weniger Zeit kostet, bleibt der Preis auch bei wachsendem Belegvolumen kalkulierbar. Was die Pauschale nicht abdeckt — etwa die Aufarbeitung alter Jahre oder eine Betriebsprüfung — weisen wir getrennt aus.