Personalwesen

Bis zum 10. des Abrechnungsmonats liegen wir gut in der Zeit. Später gemeldete Änderungen bekommen wir meist noch unter; die Sofortmeldung bei Neueinstellungen ist in einigen Branchen jedoch am ersten Arbeitstag fällig.

Die Reihenfolge im Monat gibt der Gesetzgeber vor: Der Beitragsnachweis geht am fünftletzten Bankarbeitstag an die Krankenkassen, die Beiträge sind am drittletzten Bankarbeitstag fällig (§ 23 SGB IV), die Lohnsteuer-Anmeldung folgt bis zum 10. des nächsten Monats. Damit diese Kette hält, brauchen wir Krankmeldungen, Eintritte, Austritte und Gehaltsänderungen möglichst früh. In den Branchen des § 28a Abs. 4 SGB IV — etwa Bau, Gastronomie, Speditionen und Fleischwirtschaft — ist die Sofortmeldung am ersten Arbeitstag Pflicht; rufen Sie in diesen Fällen bitte direkt an: 05732 – 68 09 292.

Ja. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter erhält einen eigenen Portalzugang und findet dort Abrechnungen und Bescheinigungen selbst — ohne Briefversand und ohne Rückfrage bei Ihnen.

Der Zugang läuft über DATEV Arbeitnehmer online. Die Abrechnung liegt am Auszahlungstag bereit, dazu Lohnsteuerbescheinigung und Meldungen zur Sozialversicherung. Wer eine Verdienstbescheinigung für Bank, Vermieter oder Elterngeldstelle braucht, lädt sie selbst herunter. Für Sie entfällt damit der Teil, der im Betrieb am meisten Zeit kostet: Drucken, Kuvertieren und Nachreichen. Beschäftigte ohne Smartphone oder Rechner erhalten die Abrechnung weiterhin auf Papier.

Ja. Bei Minijobs achten wir besonders auf die Geringfügigkeitsgrenze; sie ist an den Mindestlohn gekoppelt und steigt entsprechend. Wird sie regelmäßig überschritten, entfällt die Beitragsfreiheit rückwirkend.

Zwei Fälle sind zu unterscheiden. Die geringfügige Beschäftigung hängt an der monatlichen Entgeltgrenze; ein gelegentliches, unvorhersehbares Überschreiten ist in engen Grenzen unschädlich, ein geplantes nicht. Die kurzfristige Beschäftigung hängt dagegen an Zeitgrenzen — drei Monate oder 70 Arbeitstage im Kalenderjahr — und setzt voraus, dass die Tätigkeit nicht berufsmäßig ausgeübt wird. Wir prüfen bei jeder Anmeldung, welche Variante trägt, und dokumentieren die Angaben der Beschäftigten zu weiteren Jobs. Genau daran scheitern Betriebsprüfungen am häufigsten.

Ja, beides gehört zur laufenden Betreuung. Wir stellen die Unterlagen zusammen, begleiten den Termin und besprechen Feststellungen mit Ihnen, bevor sie in einen Bescheid wandern.

Die Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung kommt in der Regel alle vier Jahre (§ 28p SGB IV), die Lohnsteuer-Außenprüfung des Finanzamts in unregelmäßigen Abständen. Geprüft werden fast immer dieselben Punkte: die Abgrenzung freier Mitarbeit von abhängiger Beschäftigung, Sachbezüge und Gutscheine, Reisekosten, Firmenwagen und Aushilfen. Erhalten Sie eine Prüfungsanordnung, senden Sie sie uns bitte sofort weiter — die Vorbereitungszeit entscheidet über das Ergebnis. Den Bescheid sehen wir danach durch, bevor Sie zahlen.

Ja, Zeiten, Urlaubsanträge und Resturlaub lassen sich in demselben Portal führen, aus dem Ihre Beschäftigten die Abrechnung beziehen. Ob sich die Einrichtung lohnt, hängt an Ihrer Mitarbeiterzahl.

Ab etwa zehn Beschäftigten spart die digitale Erfassung mehr Zeit, als die Einrichtung kostet; darunter ist eine saubere Tabelle oft die ehrlichere Antwort, und das sagen wir Ihnen auch. Unabhängig vom System gilt die Aufzeichnungspflicht: Bei Minijobs und in den Branchen des § 2a SchwarzArbG müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens am siebten Tag festgehalten werden. Fehlen diese Aufzeichnungen, drohen Bußgelder — unabhängig davon, ob korrekt abgerechnet wurde.

Bis zum 10. Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums (§ 41a EStG). Monatlich wird angemeldet, wenn die Lohnsteuer im Vorjahr über 5.000 EUR lag, vierteljährlich über 1.080 EUR, darunter nur noch jährlich.

Fällt der 10. auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, verschiebt sich der Termin auf den nächsten Werktag (§ 108 AO). Die Anmeldung übermitteln wir; die Zahlung bleibt bei Ihnen, weshalb wir Ihnen den Betrag zusammen mit der Abrechnung mitteilen. Wird zu spät gezahlt, entsteht ein Säumniszuschlag von einem Prozent des rückständigen Betrags je angefangenem Monat (§ 240 AO), bei zu spät abgegebener Anmeldung zusätzlich ein Verspätungszuschlag. Eine Dauerfristverlängerung gibt es bei der Lohnsteuer — anders als bei der Umsatzsteuer — nicht.

Wir vereinbaren eine Pauschale je Abrechnung und Monat; gesetzliche Grundlage ist die Steuerberatervergütungsverordnung. Den Betrag erhalten Sie vor der ersten Abrechnung schriftlich, die Größenordnung nennen wir schon im Erstgespräch.

Für die Höhe zählen wenige Punkte: die Zahl der Abrechnungen, wie viele davon jeden Monat unverändert bleiben, und wie viele Besonderheiten dazukommen — Baulohn, Kurzarbeit, Pfändungen, Dienstwagen, betriebliche Altersversorgung. Einmalige Arbeiten wie die Übernahme aus einem anderen System oder die Begleitung einer Prüfung weisen wir getrennt aus, damit die Pauschale planbar bleibt. Nennen Sie uns über Kontakt Ihre Mitarbeiterzahl, dann erhalten Sie ein schriftliches Angebot.